Work From Home สิ่งที่ทุกบริษัทควรเริ่มทดลองทำได้แล้วใน วันนี้

Work From Home สิ่งที่ทุกบริษัทควรเริ่มทดลองทำได้แล้วใน วันนี้!!

ตอนนี้หลายประเทศประกาศให้งดกิจกรรมต่างๆ รวมไปถึงการขอให้หลายบริษัทเริ่มการทำงานที่บ้าน หรือ Work From Home (WFH)
เมื่อวันพุธที่ผ่านมา ผมปิดบริษัทให้น้องๆ ทำงานจากที่บ้าน 1 วัน เป็นการซ้อมใหญ่ วันนี้เลยมีประสบการณ์มาแชร์ให้ฟังกันฮะ

สัปดาห์ที่แล้ว ผมกับผู้บริหารท่านอื่นๆ มานั่งดูแผนรับมือ Covid-19 ทั้งเรื่องการดูแลพนักงาน ไปจนถึงการทำงานในรูปแบบต่างๆ เนื่องจากบริษัทแม่ของพวกเราคือ TYO เป็นบริษัทใหญ่ในญี่ปุ่น และตอนนี้ก็ได้เริ่มทำ WFH กันมาแล้วเราเลยคิดกันว่า ควรจะต้องเริ่มทดลองการทำงานที่บ้านกันบ้าง เผื่อสถานการณ์เลวร้ายแรงไปมากกว่านี้จะได้รับมือทัน

++ เตรียมเครื่องมือ ++

ผมประกาศกับทุกคนว่าเราจะซ้อม WFH กัน โดยอธิบายรูปแบบการทำงาน และเครื่องมือที่ใช้ มีดังนี้

  • ประชุมทั้งหมด ทำผ่าน Google Hangout (ที่บริษัทใช้ G Suite ในระบบอีเมล์และอื่นๆ อยู่แล้ว)
  • การส่งไฟล์หากันทั้งหมด ให้ใช้ Google Drive ห้ามใช้ระบบภายนอก เช่น WeTransfer หรือส่งผ่าน LINE, FB Messanger
  • หากมีประเด็นที่อยากแชร์ ให้ใช้ Facebook Group ของบริษัท เพราะแชร์ไอเดียกันเป็นเรื่องๆ ได้ ส่งไฟล์ก็ได้ เม้นงานกันก็ได้
  • หากต้องส่งเอกสาร ใช้ Grab Express

++ ความยากของการ WFH แบบไทยๆ ++

สมัยก่อนผมก็เคยต้อง WFH ในช่วงมีการประท้วงใน กทม. ปัญหาที่เจออันดับ 1 เลย คือ หลายคนที่เราคุยงานด้วย เค้าไม่ได้พร้อมทำงานตลอดเวลาเหมือนตอนอยู่ออฟฟิศ บางคนพอเราคุยไป เขาบอกไปจ่ายตลาดอยู่ เดี๋ยวกลับมาคุยต่อ หรือบางคนก็ไปนั่งร้านกาแฟ ทำงานในห้าง แต่ก็ไม่ได้พร้อมคุยเช่นกัน

เพราะงั้นประโยคแรกที่ผมบอกน้องๆ คือ
Work From Home ≠ Vacation
ทำงานจากที่บ้าน ≠ พักร้อน

ปัญหาหลักของการ WFH แบบไทยๆ คือ เราต้องแก้ปัญหา “การไม่พร้อมทำงาน” ตลอดเวลาให้ได้เสียก่อน กฏของการ Work From Home ที่ควรจะมี

  • เพราะการทำงานจากที่บ้าน ปัญหาหลัก คือ เราต้องมั่นใจได้ว่าทุกคนทำงานได้จริง และไม่เหลวไหล
  • ผมกำหนดช่วงเวลางานเอาไว้ที่ 10.00 – 19.00 ทุกคนต้องพร้อมคุยงานได้ตลอดเวลา
  • ใครไม่พร้อม คุยงานไม่ได้ ถือว่าไม่พร้อมทำงานจริง มีผลกับ Performance Review
  • เพิ่ม Emergency Call Tree ให้รู้ว่า เวลาเกิดเรื่อง ใครต้องโทรบอกใครบ้าง รายงานผลกับใคร
  • ไม่คุยงานผ่าน LINE เพราะผมว่าระบบยังไม่ดีพอ ผมเลือกใช้ FB Messenger แทน (ระบบดีกว่า รูปเก็บไว้บนเซิร์ฟเวอร์ตลอด เปลี่ยนเครื่องแชทไม่หาย ฯลฯ)

ซ้อม Work From Home และสั่งงานพิเศษ

  • ด้วยความที่เป็นบริษัทสื่อออนไลน์อยู่แล้ว ทีมงานเราไม่ต้องปรับตัวกันมาก
  • เพื่อให้มั่นใจว่าทุกคนพร้อมทำงานตลอดเวลาจริง ผมเลยนัดประชุมรวมตอนเช้าผ่าน Google Hangout ให้ทุกคนมารายงานตัว ใครมาช้าถือว่าสาย
  • ผมมีแอบส่งงานด่วนให้บางคนในทีมงานต้องทำ โดยการสุ่ม และคอยวัดผลว่างานด่วนที่ให้ ทำได้เสร็จทันเวลาไหม
  • บริษัทเรามี 6 ทีมย่อย ซึ่งในช่วงบ่ายๆ ผมมีสุ่มเรียกประชุมทีมย่อย ให้เวลา 30 นาที ทุกคนต้องพร้อมคุย
  • ผมจดข้อมูลทั้งหมดเก็บไว้ เพื่อให้เห็นว่าทีมงาน WFH ได้จริงๆ ไหม เช่น งานด่วนที่ให้ ทำทันหรือเปล่า หรือการประชุมทีมด่วนๆ ทุกคนมาครบไหม

ผลการทดลอง ก็ผ่านไปได้ด้วยดี มีอุปสรรคบ้าง แต่สำคัญคือ ทีมงานทุกคนพร้อมรับงาน พร้อมคุยงานกันได้ตลอดเวลา ซึ่งข้อนี้สำคัญมาก Work From Home อาจจะไม่ยากในเชิงเทคโนโลยีที่จะใช้ แต่เรื่องยากกว่า คือ เรื่องคน ถ้าคนไม่พร้อม หรือไม่เข้าใจว่าการทำงานที่บ้านต้องทำยังไง ต่อให้เราใช้เทคโนโลยีราคาแพง ก็ไม่มีประโยชน์เหมือนกันครับ เพราะงั้น แนะนำให้ทุกท่านลองเริ่มทดสอบกันบ้างก็ดีนะครับ ดีกว่าเมื่อเกิดเหตุการณ์ขึ้นแล้ว ถ้าต้องทำงานที่บ้าน 5 วัน 10 วัน หรือแม้แต่ 1 เดือน แล้วธุรกิจจะพัง เพราะเราไม่เคยซ้อมกันมาก่อนเลย

ขอบคุณบทความจาก : Khajochi’s Blog

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here